Datenschutzhinweise für Bewerber und Mitarbeiter

Ausführliche Datenschutzhinweise nach Art. 13 und 21 DSGVO

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Wir möchten Sie nachfolgend über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns aufklären:

Verantwortliche Stelle

Für die Datenerhebung und Verarbeitung verantwortlich ist die Sembach GmbH & Co. KG, Oskar-Sembach-Straße 15, 91207 Lauf an der Pegnitz.

Erforderliche Daten

Bei der Bewerbung verarbeiten wir Daten von Ihnen, die wir im Rahmen der Bewerbung benötigen. Dies können Kontaktdaten, alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen etc.) sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um Reisekosten zu erstatten) sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.

Bei Einstellung benötigen wir Daten von Ihnen. Diese Fragen sind zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 BDSG erforderlich:

• Hierbei handelt es sich neben Stammdaten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (u. a. Krankheitszeiten, Urlaub, Sonderurlaub, sonstige Abwesenheiten oder Arbeitszeiten), um Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie um Ihre Bewerbungsdaten.
• Daneben verarbeiten wir steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten, wie u.a. Ihre Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge, Familienstand und Angaben zur Konfession (sofern steuerrechtlich relevant) gem. § 39 e Einkommenssteuergesetz – ggf. auch direkt bei der zuständigen Finanzverwaltung.
• Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und ggf. zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen wie etwa Pensionskassen, Direktversicherungen etc., um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.
• Im Falle einer betrieblichen Krankenversicherung übermitteln wir Ihre Daten (Personalnummer, Geschlecht, Name, Vorname, Geburtsdatum, Postanschrift) an den Versicherer AXA, damit Sie diese Zusatzleistungen in Anspruch nehmen können. Die von Ihnen zugunsten des Versicherers abgegebene Schweigepflichtsentbindungserklärung verwaltet direkt der Versicherer AXA. Die Übermittlung dieser Schweigepflichtentbindungserklärung findet daher zwischen Ihnen und dem Versicherer AXA direkt statt. Ergänzend gelten die Informationen zur Verwendung Ihrer Daten des Versicherers: www.axa.de/datenschutz.
• Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft. Wir benötigen diese Information, um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Ggf. bitten wir Sie, die bestehende Elterneigenschaft durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. Diese Dokumente werden in die Personalakte abgelegt.
• Sofern Sie im Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie ggf. um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet. In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung zwingend erforderlich ist.
• Im Zusammenhang mit der Einhaltung zollrechtlicher Vorschriften zur Exportkontrolle gleichen wir Ihre Daten Name, Vorname und ggf. Geburtsdatum mit sog. Sanktionslisten monatlich, beginnend mit Ihrer Einstellung, ab. Dieser Abgleich wird von einem genau festgelegten Kreis zuständiger Personen aus der Personalabteilung, unterstützt durch einen externen Dienstleister auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags durchgeführt. Eine daraus resultierende Dokumentation wird bis zur nächsten turnusgemäßen Kontrolle zugriffsgeschützt aufbewahrt – max. 2 Monate.
• Im Zusammenhang mit Datenschutz-Sensibilisierungsmaßnahmen werden Ihre dienstlichen Kontaktdaten im Auftrag Ihres Arbeitgebers durch einen externen Dienstleister verarbeitet zu folgenden Zwecken: Versand von Überprüfungs-Mails, Rückmeldung an die Nutzer im Rahmen von Lernseiten im Browser, Bereitstellung einer E-Learning-Plattform, Bereitstellung einer Auswertung (Reporting-Dashboard).

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Eine Nichtbereitstellung der Daten kann für Sie rechtliche Nachteile haben, wie z. B. den Verlust von Rechtspositionen (so kann ohne die Bereitstellung von Daten kein Arbeitsvertrag mit Ihnen geschlossen werden).

Datenlöschung

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung

Sofern Sie eine Einwilligung erteilen, erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein.

Bei Einstellung fragen wir, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Frage erfolgt, um Ihre entsprechenden Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Sie müssen diese Frage erst nach sechs Monaten Beschäftigungszeit beantworten. Vorher ist die Beantwortung freiwillig.

Sofern wir Sie im Rahmen des Einstellungsverfahrens um Fotos bitten, erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten Einwilligungserklärung. Die Abgabe ist freiwillig und kann jederzeit schriftlich durch Sie widerrufen werden.

Vertrauliche Behandlung Ihrer Daten

Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Das bedeutet, dass grundsätzlich nur die Personen und Abteilungen Zugriff auf Ihre Daten erhalten, die im Einzelfall fachlich zuständig sind. Bei Einstellung führen wir eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für Ihr Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

Wir übermitteln Daten nur dann an Dritte, sofern dies zwingend erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht, z. B. an

• Banken zur Auszahlung von Lohn- und Gehalt,
• Sozialversicherungsträger und Finanzämter zur Befolgung unserer gesetzlichen Pflichten.
• Sofern Versicherungen abgeschlossen wurden an Versicherungsunternehmen zum Zwecke der Beitragszahlung/Kontenabstimmung/An- und Abmeldung.
• Im Rahmen der Ausbildung an die IHK zur Eintragung des Berufsausbildungsvertrages.

Ggf. setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z. B. in den Bereichen EDV oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden.

Darüber hinaus können in Einzelfällen weitere gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung von Daten vorliegen, die jedoch nicht allgemein, sondern nur im konkreten Einzelfall entstehen können.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es findet mit Ihren Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Absätze 1 und 4 DSGVO statt.

Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z. B., wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Ihre Datenschutzrechte können Sie hier geltend machen:

Sembach GmbH & Co. KG
Oskar-Sembach-Str. 15
91207 Lauf a. d. Pegnitz
personal@sembach.de

Darüber hinaus haben Sie als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.  Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Postfach 1349, 91504 Ansbach, Telefon: +49 (0) 981 180093-0, Telefax: +49 (0) 981 180093-800, poststelle@lda.bayern.de.

Unser Datenschutzbeauftragter

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt.

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz süd GmbH
Wörthstr. 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de
www.datenschutz-nord-gruppe.de